Nell’articolo “Traduzione giurata: tutto ciò che devi sapere” abbiamo (volutamente) tralasciato un importante aspetto tipico della traduzione giurata: l’apostilla. La “svista” è dovuta al fatto che l’argomento è talmente degno di approfondimento da meritare un articolo a parte: infatti l’apostilla determina l’autenticità di quei documenti italiani che vengono presentati all’estero, nonché dei documenti esteri, apostillati nel Paese di rilascio, che vengono presentati in Italia. Ma andiamo per gradi.

Che cos’è l’apostilla?

Il termine apostilla deriva dal latino post illa, “dopo quelle cose”, ed è passata in italiano dal francese apostille. L’apostilla, detta anche “legalizzazione dei documenti”, è un particolare timbro il cui scopo è quello di certificare l’autenticità del documento e il nominativo e la funzione della persona che ha firmato tale documento. Tale timbro trova la sua base giuridica nella Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 e si applica pertanto solo nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione. L’Italia e tutta l’Unione europea, ma anche Stati Uniti, Russia, India e i Paesi dell’America Latina sono Stati sottoscrittori della Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961.

Sul piano pratico e ai sensi della Convenzione, dunque, l’apostilla rappresenta una certificazione internazionale: addirittura, se presento un documento italiano apostillato a un’autorità russa, ad esempio, avrò snellito il processo perché, aderendo Italia e Russia alla Convenzione, non dovrò far notarizzare il documento in Italia né attendere una notarizzazione dall’autorità russa. È sufficiente un’apostilla!

Com’è fatta l’apostilla?

L’apostilla è una piccola tabella di forma rettangolare che riporta al suo interno molti dati importanti. Innanzitutto, la prima riga dell’apostilla è occupata dalla dicitura in francese “APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)”, cui seguono informazioni relative al documento sul quale viene apposta: Stato di rilascio, nominativo e funzione della persona che ha firmato il documento, informazioni relative a quando, dove e da chi è stata effettuata l’apostillazione. Termina poi con timbro e firma del funzionario che ha compilato l’apostilla.

L'apostilla

Quali documenti richiedono l’apostilla?

Esistono vari documenti che, in caso di presentazione all’estero, richiedono la presenza di un’apostilla (ovvero, che siano legalizzati). Fra questi possiamo trovare certificati di nascita, matrimonio e morte, atti notarili e giuridici, diplomi o qualificazioni scolastiche o universitarie, documenti di circolazione e documenti testamentari. È comunque necessario controllare gli elenchi dei documenti che richiedono l’apostilla e procurarsela finché si è ancora nel proprio Paese d’origine, in modo da evitare sorprese quando si presentano i documenti all’estero.

Quando apporre l’apostilla?

L’apostilla, come abbiamo sottolineato, va applicata in determinati documenti italiani da presentare all’estero o, viceversa, documenti esteri che vengono presentati in Italia. In caso di documento rilasciato in Italia, deve essere il titolare del documento a recarsi alla Prefettura o alla Procura competente per ottenere l’apostilla: ecco perché è bene occuparsene in anticipo, evitando il rischio che il documento presentato alle autorità straniere venga rifiutato proprio per la mancanza della legalizzazione. Questo non è un compito che può essere delegato a un’agenzia di traduzione o a un altro ufficio, ma deve essere svolto personalmente dal titolare del documento.

Solitamente il rilascio di un’apostilla richiede un paio di giorni lavorativi. In base allo stesso ragionamento, l’apostilla deve essere posta su un documento rilasciato all’estero da parte delle autorità competenti estere, che possono variare in base al documento: l’apostilla può essere rilasciata da uffici anagrafici, agenzie per gli archivi, uffici di sovrintendenza nell’ambito dell’istruzione, il ministero della Giustizia o altri organi. Se invece una persona straniera si trova già in Italia dovrà rivolgersi al proprio Consolato. Ovviamente, l’apostilla è parte integrante del documento e deve essere sempre tradotta.

L’apostilla sulla traduzione giurata

Vi sono casi in cui l’apostilla deve trovarsi anche sulla traduzione giurata in Italia: in tal caso viene inserita dopo il verbale di giuramento e viene rilasciata dal Tribunale in cui si è effettuata l’asseverazione della traduzione. In generale, l’apostilla sulla traduzione si mette quando un documento originale italiano e apostillato in Italia viene tradotto in una lingua straniera (di un Paese aderente alla Convenzione dell’Aja) e deve poi essere presentato alle autorità dell’altro Paese.

L’apostilla ti sembrava un’assurda capziosità burocratica? Be’, in realtà ha una funzione importante: dice che i documenti che presentate in Italia o all’estero sono autentici e validi a tutti gli effetti. Come sempre, il nostro consiglio è di rivolgerti alle autorità o agli esperti del settore per sapere se ti serve o meno un’apostilla. Ma anche se dovesse servirti, ora sai di non doverti preoccupare.

L.G.

FontE

OLÈXICA, Apostillazione – Che cos’è l’apostille?, pubblicata sul sito di OLÈXICA